Umgang mit Kollekten

Zählung, Meldung und Weiterleitung

Mit anvertrauten Geldern gilt es besonders sorgfältig umzugehen. Der Kirchengemeinderat steht dabei in der Gesamtverantwortung für die Zählung, Bescheinigung und Aufbewahrung der Kollekten. Er sollte ein Verfahren festlegen, wie dieses gewährleistet wird, insbesondere dann, wenn keine Mitglieder des Kirchengemeinderates die Kollekte zählen.

Grundsätzlich gelten beim Zählen der Kollekten das Vier-Augen-Prinzip, die sorgfältige Dokumentation der Erträge im Kollekten- oder Sakristeibuch sowie die diebstahlsichere Verwahrung  der gesammelten Gelder. Im Ausnahmefall kann auf eine Zählung unmittelbar im Anschluss an den Gottesdienst verzichtet werden, wenn beispielsweise in den Gottesdiensten am Heiligabend hohe Beträge gesammelt werden. Hierzu sieht die Kollektenverordnung genauere Regelungen vor.

Die Erträge sind unbedingt zeitnah an die Empfangenden weiterzuleiten. Dies übernimmt die zuständige Kirchenkreisverwaltung. Damit diese das innerhalb von sechs Wochen tun kann, müssen die Kirchengemeinden zügig die Erträge einzahlen. Mit der Überweisung erfolgt auch gleichzeitig die Meldung an den jeweiligen Kirchenkreis.

In Kirchengemeinden im ländlichen Bereich ist eine schnelle Einzahlung der gesammelten Erträge nicht immer möglich. In diesem Fall ist dieser dem Kirchenkreis schnell zu melden. So kann die Kirchenkreisverwaltung auf Grundlage der Meldung bereits Zahlungen buchen und tätigen. Die Meldung geschieht mit der zuständigen kassenführenden Stelle auf den verabredeten elektronischen oder schriftlichen Wegen. Dieses Verfahren wird bereits in einigen Kirchenkreisen erfolgreich praktiziert.

Wie die Erträge aus den verbindlichen Kollekten sind auch die Erträge aus den freien Kollekten und den Ausgangskollekten als Einnahme und anschließend als Ausgabe der Kirchengemeinde zu buchen.  Die Weiterleitung der Erträge aus den freien Kollekten an den Empfangenden gehört ebenfalls zu den Aufgaben der zuständigen Kirchenkreisverwaltung.

Die Kollektenerträge werden in der Regel im folgenden Sonntagsgottesdienst bekannt gemacht. Zusätzlich können sie im Gemeindebrief und auf der Internetseite der Kirchengemeinde veröffentlicht werden. So werden die Gemeinde und die Öffentlichkeit transparent über die Erträge informiert. Wenn Kirchengemeinden Dankesschreiben für erhaltene Kollekten bekommen, sollten auch diese veröffentlicht werden.

Zuwendungsbestätigung

Nur unter bestimmten Voraussetzungen sind Kollekten als Spenden im steuerrechtlichen Sinne zu behandeln, so dass die Kirchengemeinde eine Zuwendungsbestätigung (früher Spendenbescheinigung) ausstellen kann. Dazu ist es nötig, dass der Betrag einer konkreten Person zuzuordnen ist. Dies geschieht, wenn die Kollekte im verschlossenen Umschlag mit genauer Namensangabe gegeben wird oder außerhalb des Gottesdienstes für den Kollektenzweck gespendet wird. Sofern Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden, sind zwingend die vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten amtlich vorgeschriebenen Muster zu verwenden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Kirchenkreis.

Für Kollekten, die nicht einer Spenderin oder einem Spender konkret zugeordnet werden können, kann keine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden. Das gilt ebenso für offene Geldsammlungen, die zum Beispiel bei einem Gemeindenachmittag oder Gemeindefest durchgeführt werden.

Einige Kirchengemeinden haben so genannte Kollektentüten vorbereitet, die im Eingangsbereich der Kirche ausliegen und als Spendenumschlag genutzt werden können. Auch geben einige Kirchengemeinden so genannte „Kollektenbons“ aus, die in einem Betrag im Kirchenbüro erworben und dann jeweils in Teilbeträgen in die Kollekte gegeben werden. Dann kann beim „Kauf“ der Kollektenbons ebenfalls eine Zuwendungsbestätigung erstellt werden.

Service

Weiterführende Informationen:

Liturgischer Kalender

www.kirchenrecht-nordkirche.de
Hier finden Sie unter anderem die aktuellen Fassungen des Kollektengesetzes und der Kollektenverordnung.

www.fundraising-nordkirche.de
Hier erhalten Sie Informationen zum Thema „Fundraising“.